Festa de Natal da empresa: planear sem stress
Planear a festa de Natal da empresa sem stress e sem correrias de última hora resume-se a uma regra: tratar das reservas cedo. Dezembro é o mês mais disputado do ano para espaços, catering e DJs, e as datas boas, as quintas e sextas de meio de dezembro, fecham em outubro. Quem trata disto em setembro escolhe; quem trata em dezembro paga mais e escolhe menos. O resto do planeamento é simples quando a data está segura.
As datas boas fecham em outubro
A procura de dezembro concentra-se em três fins-de-semana. Espaços com jeito, catering com provas dadas e DJs habituados a empresas esgotam por esta ordem, e nenhum deles pode estar em dois sítios na mesma noite. Reservar em setembro ou Outubro garante escolha; reservar em novembro é negociar com o que resta. Se a empresa tem flexibilidade, uma quinta-feira ou a primeira semana de dezembro abre logo o leque e costuma sair mais em conta.
Para não perder o fio à meada, uma calendarização simples resolve praticamente tudo. Não é preciso software de gestão de projecto, chega um calendário e a disciplina de não deixar as coisas para a semana seguinte:
- Setembro: fechar o espaço e a data, a decisão que trava tudo o resto.
- Outubro: fechar o DJ e o catering, enquanto ainda há escolha real nos dois.
- Novembro: alinhar horários e alinhamento musical, e mandar os convites.
- Dezembro: já não é para decidir nada de novo, é só confirmar o que ficou tratado.
Quem segue este calendário chega a Dezembro sem sobressaltos. E se ainda não sabe bem que ordem de valores esperar, o artigo sobre quanto custa um DJ para a festa de empresa ajuda a orçamentar com tempo, em vez de descobrir o preço só quando já é tarde para negociar.
O formato que funciona
Não é preciso inventar. O formato que vemos funcionar ano após ano tem três blocos: cocktail com música de fundo enquanto as pessoas chegam, jantar com espaço para o momento da empresa, e pista até ao fecho. O momento institucional, seja o discurso da administração, a entrega de prémios ou o vídeo do ano, resulta melhor entre o prato principal e a sobremesa: a sala ainda está sentada e atenta, e a seguir já nada trava a passagem para a festa. O microfone e o áudio do vídeo tratam-se antes do dia, como explicamos no artigo sobre a música na festa de empresa.
Clássicos de Natal no jantar, não na pista
Os clássicos de Natal têm um lugar certo: o cocktail e o jantar. Criam clima, arrancam sorrisos, ficam bem nas fotografias. Na pista morrem depressa: ao fim de duas músicas com sinos toda a gente percebeu a ideia e quer dançar outra coisa. A pista de uma festa de Natal é uma pista normal de festa de empresa, transversal às idades, com o DJ a ler a sala como em qualquer outra noite. Guardar um clássico natalício para um momento específico, o brinde ou a sobremesa, resulta; transformar a pista numa rádio de Natal, não.
Orçamento realista, sem surpresas
As rubricas grandes são o espaço, o catering e a animação, e em dezembro todas sobem com a procura. O erro comum é fechar espaço e catering primeiro e deixar a música para o fim, com o que sobra do orçamento. A música é o que a equipa vai comentar no dia seguinte; merece ser decidida ao mesmo tempo que o resto, não com os trocos. Da nossa parte, o som e a luz tratamos nós, com o custo fechado na proposta: sabe exactamente quanto custa antes de assinar, incluindo microfones para os discursos e as horas de festa combinadas.
A alternativa esperta: Janeiro
Se a data de dezembro escapou, ou se o orçamento aperta, Janeiro é uma jogada séria. Os espaços têm disponibilidade e outra abertura para negociar, os fornecedores respiram, e a equipa está toda de volta, sem jantares de amigos e festas da escola dos miúdos a competir pela mesma agenda. Um jantar de Reis com pista bem feita enche mais do que uma festa espremida numa terça-feira de dezembro. E Janeiro agradece: uma festa nessa altura sabe melhor do que parece no papel.
Se a festa deste ano ainda não tem música, o caminho curto é contar-nos a data, o espaço e o número de pessoas em djsparaeventos.pt. Conhecemos os eventos de empresa por dentro e dizemos com franqueza o que funciona para o vosso caso. Se a passagem de ano também está em cima da mesa, leia o guia sobre DJ para a passagem de ano.